Kurumların en çok kullandığı Office 365 ve Exchange mail özelliklerinden biri de mail arşivleme.

Bildiğiniz gibi, Exchange online ve Office 365 paketerinin bir çoğu kullanıcılara mail arivleme seçeneği sunmaktadır. Bu seçenek sıklıkla mailbox’ın dolması ile ek bir mail alanı olarak kullanılmakda nadiren de, mail yöneticileri tarafından tenant açıldığında aktif hale getirilmektedir.

Office 365 MailBox Arşiv Boyutları

Aşağıdaki tabloda Office 365 paketlerinin Mail ve arşiv alanlarını inceleyebilirsiniz.

Office 365 Exchange mail arşivleme

Exchange Online MailBox Arşiv Boyutları

Yine aşağıda yer alan tablodan Exchange Standalone ve Online plan paketlerinin mail ve aşiv boyutlarını inceleyebilirsiniz.

Exchange Online mail arşiv boyutları

*Unlimited yani sınırsız arşiv özelliğini kullanabilmek için Exchange yönetim panelinden Auto – Expanding özelliğini aktif konuma getirmelisiniz detalat için: Overview of unlimited archiving in Office 365.

En büyük yanılgılardan biri de bu paketlerden birini kullandığınız zaman, arşiv özelliğini otomatik gelmesidir. Exchange ve O365 paketlerinde Arşiv özelliğini maalesef otomatik olarak gelmez ve bu özelliği aktif edebilmek için bazı kurallar yazmanız gerekmektedir.

Arşiv Özelliğini Kullanabilceğiniz Outlook Versiyonları

Bilingdiği gibi arşiv özelliğini aktif  etseniz de bunu web üzerinde görebilmektesiniz. Outlook üzerinde arşiv klasörünü görebilmek için aşağıda destekleyen outlook versiyonlarına sahip olmanız gerekecektir.

Arşiv destekleyen Outlook Versiyonları - Office 365 – Exchange Mail Arşivleme

Arşiv destekleyen Outlook Versiyonları 3

Arşiv destekleyen Outlook Versiyonları 2

Yerinde arşiv ilkesini akttif etmek

İlk olarak arşiv özelliğini aktif edeceğimiz mail adresi için yerinde arşiv özelliğini aktif etmemiz gerekiyor.

arşiv ilkesini akttif etmek

Online Arşiv İçin Bekletme İlkesi Oluşturmak

Arşiv ilkesini oluşturmak için yapmanız gereken ilk adım, bekletme ilkesi oluşturarak arşive göndereceğiniz ya da sileceğiniz mailler için bir kural seçmek olacaktır. Dilerseniz bu kuralı gün olarak da özelleştirebilirsiniz. İşlem sağlamak için portal.office.com adresinden admin tenantı ile yönetim paneline erişerek aşağıdaki adımları tamamlıyoruz.

Online Arşiv İçin Bekletme İlkesi Oluşturmak - Office 365 – Exchange Mail Arşivleme

 

Yukarıda da bahsettiğim gibi dilerseniz bu silme ve arşivleme kurallarını saklama ilkeleri bölümünden de özelleştirebilirsiniz. Örneğin 200 gün sonra arşivle ya da 150 gün sonra sil gibi kendinize özel kurallar oluşturmanız mümkün.

arşivleme kurallarını saklama

Online Arşiv Tetikleme

Bekletme ilkesinde oluşturulan kurallar yapı gereği haftada 1 kez çalışmaktadır , doğru sonucun gözlemlenmesi için bu sürenin göz önünde bulundurulması gerekmektedir.

Bekletme ilkesinin tetiklenmesi için aşağıdaki PowerShell komutları uygulanmıştır.

Auto-Expanding – Arşiv Genişletme İşlemi:

Exchane online plan 2 gibi servislerlerde sınırsız arşiv özelliği bulunmaktadır. Yalnız bu özelliği kullanabilmek için arşiv boyutunuz 100GB’a ulaştığında, arşivi genişletme seçeneğiniz aktif etmeniz gerekiyor.

Office 365 - Exchange Sınırsız Arşiv Etkinleştirme

Arşiv tetikleme ve sınırsız arşiv özelliğini aktif edebilmek için, github sayfamdan ilgili komutları kullanabilirsiniz.

https://github.com/boraarat/Office365

Sending
User Review
5 (2 votes)

Yorum Bırakın

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.

BÜLTEN ABONELİĞİ

Siteye eklenen içeriklerden öncelikli olarak haberdar olmak isterseniz aşağıdaki forma e-posta adresinizi yazarak ücretsiz bültenime üye olabilirsiniz.