Kurumların en çok kullandığı Office 365 ve Exchange mail özelliklerinden biri de mail arşivleme.
Bildiğiniz gibi, Exchange online ve Office 365 paketerinin bir çoğu kullanıcılara mail arivleme seçeneği sunmaktadır. Bu seçenek sıklıkla mailbox’ın dolması ile ek bir mail alanı olarak kullanılmakda nadiren de, mail yöneticileri tarafından tenant açıldığında aktif hale getirilmektedir.
Office 365 MailBox Arşiv Boyutları
Aşağıdaki tabloda Office 365 paketlerinin Mail ve arşiv alanlarını inceleyebilirsiniz.
Exchange Online MailBox Arşiv Boyutları
Yine aşağıda yer alan tablodan Exchange Standalone ve Online plan paketlerinin mail ve aşiv boyutlarını inceleyebilirsiniz.
*Unlimited yani sınırsız arşiv özelliğini kullanabilmek için Exchange yönetim panelinden Auto – Expanding özelliğini aktif konuma getirmelisiniz detalat için: Overview of unlimited archiving in Office 365.
En büyük yanılgılardan biri de bu paketlerden birini kullandığınız zaman, arşiv özelliğini otomatik gelmesidir. Exchange ve O365 paketlerinde Arşiv özelliğini maalesef otomatik olarak gelmez ve bu özelliği aktif edebilmek için bazı kurallar yazmanız gerekmektedir.
Arşiv Özelliğini Kullanabilceğiniz Outlook Versiyonları
Bilingdiği gibi arşiv özelliğini aktif etseniz de bunu web üzerinde görebilmektesiniz. Outlook üzerinde arşiv klasörünü görebilmek için aşağıda destekleyen outlook versiyonlarına sahip olmanız gerekecektir.
Yerinde arşiv ilkesini akttif etmek
İlk olarak arşiv özelliğini aktif edeceğimiz mail adresi için yerinde arşiv özelliğini aktif etmemiz gerekiyor.
Online Arşiv İçin Bekletme İlkesi Oluşturmak
Arşiv ilkesini oluşturmak için yapmanız gereken ilk adım, bekletme ilkesi oluşturarak arşive göndereceğiniz ya da sileceğiniz mailler için bir kural seçmek olacaktır. Dilerseniz bu kuralı gün olarak da özelleştirebilirsiniz. İşlem sağlamak için portal.office.com adresinden admin tenantı ile yönetim paneline erişerek aşağıdaki adımları tamamlıyoruz.
Yukarıda da bahsettiğim gibi dilerseniz bu silme ve arşivleme kurallarını saklama ilkeleri bölümünden de özelleştirebilirsiniz. Örneğin 200 gün sonra arşivle ya da 150 gün sonra sil gibi kendinize özel kurallar oluşturmanız mümkün.
Kullanıcı bazlı arşiv ilkesi oluşturma
Her kullanıcıya farklı arşiv ilkesi oluşturmak istiyorsanız, exchange yönetim merkezinde bulunan posta kutusu ayarların bunu özelleştirebilirsiniz. Örneğin Bora kullanıcısına 6 ay sonra arşive gönder – mehmet kullanıcısına 1 yıl sonra arşive gönder gibi farklı arşiv policy’leri belirlemeniz mümkün olacaktır, aşağıdaki resimden adımları takip edebilirsiniz.
Online Arşiv Tetikleme
Bekletme ilkesinde oluşturulan kurallar yapı gereği haftada 1 kez çalışmaktadır , doğru sonucun gözlemlenmesi için bu sürenin göz önünde bulundurulması gerekmektedir.
Bekletme ilkesinin tetiklenmesi için aşağıdaki PowerShell komutları uygulanmıştır.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 | Set-ExecutionPolicy RemoteSigned $UserCredential = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $Session –DisableNameChecking Start-ManagedFolderAssistant –Identity kullanici@domain.com.tr |
Auto-Expanding – Arşiv Genişletme İşlemi:
Exchane online plan 2 gibi servislerlerde sınırsız arşiv özelliği bulunmaktadır. Yalnız bu özelliği kullanabilmek için arşiv boyutunuz 100GB’a ulaştığında, arşivi genişletme seçeneğiniz aktif etmeniz gerekiyor.
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 | Set-ExecutionPolicy RemoteSigned $UserCredential = Get-Credential $Session = New-PSSession -ConfigurationName Microsoft.Exchange -ConnectionUri https://outlook.office365.com/powershell-liveid/ -Credential $UserCredential -Authentication Basic -AllowRedirection Import-PSSession $Session -DisableNameChecking Set-OrganizationConfig -AutoExpandingArchive Get-OrganizationConfig | FL AutoExpandingArchiveEnabled Enable-Mailbox bora@l3inkshipping.com -AutoExpandingArchive (Guid hatası alırsanız Get-Mailbox bora@l3ikshipping.com | ft Name, ArchiveGuid) Get-Mailbox bora@l3ikshipping.com | FL AutoExpandingArchiveEnabled |
Arşiv tetikleme ve sınırsız arşiv özelliğini aktif edebilmek için, github sayfamdan ilgili komutları kullanabilirsiniz.
https://github.com/boraarat/Office365
