Bir kullanıcı yanına gelip o maili sildim, çöp kutusunu da boşalttım, hayati önemdeydi dediğinde panik yapmayın; Exchange Online’da mail sandığınızdan daha uzun süre kurtarılabilir durumda kalır. Bu yazıda hem kullanıcının kendi başına yapabileceği kurtarmayı hem de yönetici tarafında saklama süresini uzatmanın yolunu anlatacağım.
Silinen mail aslında nereye gidiyor?
Exchange Online’da silme işlemi katmanlıdır. Mail önce Silinmiş Öğeler klasörüne düşer; oradan da silinirse Recoverable Items denen gizli bir bölgeye taşınır ve varsayılan olarak 14 gün orada bekler. Bu süre boyunca kullanıcı maili kendisi geri alabilir: Outlook’ta Silinmiş Öğeler klasörüne girip şeritteki Sunucudan Silinen Öğeleri Kurtar seçeneğine tıklamak yeterli. Web tarafında da Silinmiş Öğeler klasörünün üst kısmında aynı bağlantı bulunur. Kullanıcıların çoğu bu ikinci şansın varlığını bilmez; yardım masası çağrılarının bir kısmı tek cümlelik bu bilgiyle kapanır.
14 günü 30 güne çıkarın
Varsayılan 14 günlük süre PowerShell ile mailbox başına en fazla 30 güne çıkarılabilir. Yazının eski halinde Basic authentication kullanan bir bağlantı yöntemi vardı; Microsoft o yöntemi tamamen kapattı. Güncel yol Exchange Online PowerShell modülü:
|
1 2 3 4 |
Install-Module ExchangeOnlineManagement Connect-ExchangeOnline Get-Mailbox -ResultSize Unlimited -Filter "RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox'" | Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30 |
İlk iki satır modülü kurar ve modern kimlik doğrulamayla oturum açar; son satır tüm kullanıcı mailbox’larında saklama süresini 30 güne çeker. Yeni açılacak mailbox’ların da aynı süreyle gelmesi için mailbox planını güncellemek iyi bir alışkanlık:
|
1 |
Get-MailboxPlan | Set-MailboxPlan -RetainDeletedItemsFor 30 |
Benim önerim, kiracı kurulumu yaparken bu iki komutu ilk gün çalıştırmanız. Maliyeti sıfır, kazandırdığı ek 16 gün ise kritik anda paha biçilmez.
Maillerin hiç silinmemesi gerekiyorsa
30 gün de yetmiyorsa, örneğin hukuki saklama zorunluluğunuz varsa, işin doğru aracı Litigation Hold. Bu özellik açık olan mailbox’ta kullanıcı ne yaparsa yapsın hiçbir öğe gerçekten silinmez; hepsi arama ve inceleme için saklanır. Exchange Online Plan 2 lisansında dahili gelir, Plan 1 kullanıyorsanız arşiv eklentisiyle açılabilir. Tek mailbox için şu komut yeterli:
|
1 |
Set-Mailbox kullanici@sirket.com -LitigationHoldEnabled $true |
Daha esnek senaryolar için Microsoft Purview tarafındaki saklama ilkeleri de var; klasör, tarih ve içerik bazlı kurallar kurabiliyorsunuz. Ama çoğu KOBİ senaryosunda 30 günlük süre artı yönetici hesapları için Litigation Hold ikilisi ihtiyacı fazlasıyla karşılıyor.
Aklınızda kalsın diye
- Çöp kutusundan silinen mail kaybolmaz; Recoverable Items bölgesinde varsayılan 14 gün bekler.
- Kullanıcı, Outlook’taki Sunucudan Silinen Öğeleri Kurtar seçeneğiyle kendisi geri alabilir.
- Connect-ExchangeOnline ile bağlanıp RetainDeletedItemsFor değerini 30 güne çekin; eski Basic auth yöntemi artık çalışmıyor.
- Kalıcı saklama gerekiyorsa Litigation Hold ve Exchange Online Plan 2’ye bakın.
Office 365 tarafında Outlook Autodiscover çözümü yazım da işinize yarayabilir. Sorularınız olursa yorumlarda buluşalım.
