Teams toplantı kayıtları: OneDrive ve SharePoint yönetimi

Microsoft Teams toplantı kayıtları, kanal toplantısı olup olmamasına göre OneDrive veya SharePoint’te saklanıyor. Kaydı başlatan kişinin hesabına bakmak her zaman doğru dosyaya götürmez; normal toplantılarda temel sahiplik toplantıyı düzenleyen kullanıcıdadır. Paylaşım ve saklama kararını da bu dosyanın bulunduğu yerde vermeniz gerekiyor.

Bu yazının 2021 tarihli ilk sürümü, Stream’den OneDrive’a geçiş ayarını anlatıyordu. Bugün aynı komutu tekrar çalıştırmak yerine kaydın nereye gittiğini, dış kullanıcı erişimini ve otomatik silinme süresini kontrol edeceğiz. Eski ekranları koruyorum, ancak geçiş dönemine ait adımları güncel uygulamadan ayırıyorum.

Toplantı kaydı kimin OneDrive’ına gider?

Kanal dışındaki toplantıların kayıtları normalde düzenleyenin OneDrive hesabına kaydedilir. Düzenleyen toplantıya katılmasa da bu sahiplik değişmez. Başka biri adına toplantı planlama senaryosunda da düzenleyen bilgisi belirleyicidir.

Düzenleyenin OneDrive hesabı yoksa Teams önce uygun ortak düzenleyenleri, ardından kaydı başlatan kullanıcıyı değerlendirir. Bu yüzden bir kaydın bulunamadığı durumda toplantıyı kimin kaydettiğinden önce toplantı sahibini ve hesabın depolama durumunu kontrol edin. Microsoft’un kayıtların depolanması ve izinleri rehberi bu sıra ve istisnaları açıklıyor.

Kanal toplantıları farklı çalışır. Dosya, ilgili kanalın SharePoint alanında tutulur ve erişimi o alanın izinleri belirler. Standart, özel veya paylaşılan kanalın üyelik yapısını hesaba katmadan bütün ekip üyelerinin kaydı görebileceğini varsaymayın.

Kayıt bağlantısı Teams sohbetinde görünebilir ama video dosyasının asıl saklama yeri sohbet değildir. Teams’ten dosya konumunu açtığınızda OneDrive veya SharePoint’teki kayda ulaşırsınız. Bağlantıyı başka bir sohbete yapıştırmak, dosyanın sahipliğini veya izinlerini otomatik değiştirmez.

Eski PowerShell komutu neden artık başlangıç adımı değil?

İlk yazıdaki RecordingStorageMode ayarı, kayıtların Stream yerine OneDrive’a gitmesini seçtiğimiz geçiş dönemine aitti. Aşağıdaki görüntü o dönemin PowerShell akışını gösteriyor; yeni bir tenant kurulumunda uygulanacak güncel talimat olarak kullanmayın.

Bugün önce kullanıcının toplantı kayıt iznine, uygun lisansına ve kendisine uygulanan Teams toplantı politikasına bakılır. OneDrive hesabının hazırlanmış olması ve yeterli boş alan bulunması da gerekir. Depolama seçimini eski komutla değiştirmeye çalışmak, bu eksiklerden hiçbirini düzeltmez.

Güncel Microsoft Teams PowerShell modülüyle yönetici oturumu açarken etkileşimli Connect-MicrosoftTeams bağlantısını kullanabilirsiniz. MFA gerektiren hesaplarda eski kullanıcı adı/parola örneklerini yeni otomasyona taşımayın. Gözetimsiz işlemler için ayrıca desteklenen kimlik doğrulama yöntemini ve gerekli yetkileri planlayın.

Kaydı bulmakla paylaşabilmek aynı işlem mi?

Kayıt dosyasını toplantı sohbetindeki bağlantıdan açın, ardından dosyanın erişim yönetimine bakın. Kurum içindeki katılımcıların ve düzenleyenlerin izinleri toplantı türüne göre oluşur. Yetkiyi kontrol ederken yalnız kendi yönetici hesabınızla başarılı açılışa bakmayın.

Bu eski Teams ekranındaki menü yerleri değişmiş olabilir. Kontrol ettiğimiz davranış aynı: sohbetten kayıt dosyasına ulaşmak ve erişimi dosya üzerinden yönetmek. Dosyayı indirmek veya kopyalamak zorunda değilsiniz.

Dış katılımcıların toplantıya girmiş olması, kayıt dosyasına otomatik erişim vermez. Düzenleyen kullanıcı dosyayı ayrıca paylaşmalı, kurumun OneDrive ve SharePoint dış paylaşım ayarları da buna izin vermeli. Benim önerim, herkese açık bağlantı yerine gereken kişilere açıkça erişim vermeniz.

Paylaşım başarısız olursa kullanıcıyı, bağlantının kapsamını ve dış paylaşım politikasını birlikte inceleyin. Örneğin bağlantı yalnız kurum içi hesaplara açıksa dışarıdaki kişi aynı URL’yi alsa da videoyu açamaz. Toplantı davetini yeniden göndermek bu dosya iznini değiştirmez.

İlk sürümdeki OneDrive görüntüsü, kaydı dosya olarak yönetmenin mantığını gösteriyor. Dosyayı başka klasöre taşımadan veya yeni kopya oluşturmadan önce mevcut paylaşım bağlantılarını değerlendirin. Dağıtılmış bağlantıları bozan bir taşıma, kullanıcıların dosya silindiğini düşünmesine yol açabilir.

Kayıt ne kadar süre saklanır?

Microsoft’un Teams kayıtlarının süresini yönetme belgesine göre otomatik sona erme açıkken varsayılan süre 120 gündür. Kurumunuz farklı bir politika kullanabilir. A1 lisanslı kullanıcılar için varsayılan sürenin üst sınırı 30 gündür, bu yüzden her kullanıcıya aynı süreyi söylemeyin.

Önce geçerli politikayı okuyun. Aşağıdaki komut Global politikasındaki alanları gösterir; kullanıcıya özel politika atanmışsa onu da ayrıca kontrol etmeniz gerekir.

Süreyi değiştirecekseniz kurumun saklama kararını önce netleştirin. Örneğin onaylanmış bir pilot politikada yeni kayıtların 180 gün sonra sona ermesi şu şekilde ayarlanabilir:

Bu komut mevcut KayitPilot politikasını değiştirir; politikayı oluşturmaz veya kullanıcıya atamaz. Süre değişikliği yeni kayıtlara uygulanır, eski dosyaların tarihini geriye dönük topluca yenilemez. PowerShell’de -1 kullanarak otomatik sona ermeyi kapatmak mümkündür, fakat bunun depolama ve kurum politikası etkisini ayrıca değerlendirin.

Otomatik silinme ile saklama politikası karışmasın

Teams’in sona erme ayarı, dosyaların depolama alanını yönetmeye yardımcı olur. Microsoft Purview saklama politikaları ise mevzuat veya kurumsal koruma gereksinimlerini karşılar. Bir kaydın Teams arayüzünde görünmemesi, uyumluluk amacıyla tutulan bütün kopyaların da silindiği anlamına gelmez.

Süresi dolan kayıt ilgili OneDrive veya SharePoint geri dönüşüm kutusuna gider. Geri yükleme imkanını kurumun bu hizmetlerdeki kurallarıyla birlikte kontrol edin. Kişisel OneDrive hesabındaki süreyi iş hesabına uygulamayın; iş ve okul ortamlarında genel geri dönüşüm kutusu süresi 93 gündür.

Yükleme başarısız olduğunda ayrı bir durum var. Uygun OneDrive/SharePoint alanı bulunamaması veya kota sorunu nedeniyle geçici depolamada kalan kayıt, 21 gün içinde indirilmelidir. Bu süreyi normal 120 günlük sona erme süresiyle karıştırmak kaydın kaybolmasına yol açabilir.

Kurumdan ayrılan toplantı sahipleri için de dosya devri planlayın. Kullanıcı hesabının kapanmasıyla OneDrive yaşam döngüsü devreye girer. Eğitim veya süreç kaydı gibi uzun süre kullanılacak videoların sorumlusunu, erişim grubunu ve kurumsal saklama yerini önceden belirlemek daha sağlıklı.

Bir kayıt üzerinde deneyin

• Kanal toplantısı ile normal toplantının dosya yerini ayrı kontrol edin.
• Dış paylaşımı gerçekten dışarıdaki test hesabıyla deneyin.
• Yeni kaydın sona erme tarihini dosya üzerinde doğrulayın.
• Depolama hatalarını ve ayrılan kullanıcıların kayıtlarını takip edin.

Bir örnek toplantının kaydını baştan sona kontrol ettiğinizde, kurumunuzdaki politika ile kullanıcının gördüğü davranış arasındaki fark da ortaya çıkar. Sorularınız olursa yorumlarda buluşalım.