Bu yazıyı 2015’te Outlook 2013 dönemi için yazmıştım. Konu hala güncel çünkü Türkiye’deki birçok hosting firması e-posta hesaplarını hala varsayılan POP3 ayarlarıyla teslim ediyor ve kullanıcılar “mailler telefonda var, bilgisayarda yok” derdiyle bana geliyor. Yazıyı güncel Outlook sürümlerine göre yeniledim.
POP3 ve IMAP farkı: Derdiniz büyük ihtimalle bu
POP3, mailleri sunucudan indirir; varsayılan ayarlarda sunucudaki kopyayı bir süre sonra siler. Yani maili hangi cihaz önce çekerse orada kalır. IMAP ise mailleri sunucuda tutar, tüm cihazlar aynı kutuyu görür; birinde okuduğunuz mail diğerinde de okundu görünür, gönderilmiş öğeleriniz her yerde durur.
Tek bilgisayardan mail kullanan biri için POP3 sorun çıkarmaz. Ama telefon + bilgisayar + web’den aynı hesaba bakan biriyseniz (yani hepimiz), IMAP’e geçmek şart. Yıllardır kurumsal tarafta bu geçişi yapıyorum; kullanıcının hayatı bir anda düzeliyor.
Önemli: Hesap “dönüştürülmez”, yeniden eklenir
Outlook’ta mevcut POP3 hesabını tek tıkla IMAP’e çevirme diye bir seçenek yok. Yapılacak iş: aynı hesabı IMAP olarak yeniden eklemek, eski POP3 verisini yedekleyip yenisine taşımak, sonra POP3 hesabını kaldırmak. Adım adım gidelim.
Adım 1: Mevcut maillerinizi yedekleyin
- Outlook’ta Dosya > Aç ve Dışarı Aktar > İçeri/Dışarı Aktar yolunu izleyin.
- Dosyaya dışarı aktar > Outlook Veri Dosyası (.pst) seçin.
- POP3 hesabınızın tamamını (alt klasörler dahil) seçip masaüstüne kaydedin.
Bu adımı atlamayın. Geçiş sorunsuz da geçse, elinizde .pst yedeği olması her zaman iyidir.
Adım 2: Hesabı IMAP olarak ekleyin
- Dosya > Hesap Ekle deyin ve mail adresinizi yazın.
- Yeni Outlook sürümleri hesabı otomatik bulmaya çalışır; IMAP’i kendiniz seçmek için Gelişmiş seçenekler > Hesabımı el ile ayarlamama izin ver kutusunu işaretleyin ve IMAP‘i seçin.
- Sunucu bilgilerini girin. Genel şablon şöyledir: gelen sunucu
mail.alanadiniz.com, port 993 (SSL/TLS); giden sunucu aynı adres, port 587 (STARTTLS). Kesin değerler için hosting firmanızın panelindeki e-posta ayarları sayfasına bakın.
Adım 3: Eski mailleri taşıyın ve POP3’ü kaldırın
- IMAP hesabı çalışınca, yedeklediğiniz .pst içindeki klasörleri sürükle-bırak ile IMAP klasörlerine kopyalayın. Mailler sunucuya yüklenecek ve artık telefonunuzda da görünecek.
- Taşıma bitince Dosya > Hesap Ayarları‘ndan eski POP3 hesabını kaldırın.
Kota uyarısı: Eski mailleri IMAP’e kopyalamak sunucu kotanızı doldurabilir. Hosting kotanız küçükse eski arşivi .pst dosyasında bırakıp sadece son dönemi taşımak daha mantıklı.
Sık sorulan sorular
Gmail veya Outlook.com hesabım için de bu gerekli mi? Hayır. Bu hesaplar Outlook’a eklendiğinde zaten modern senkronize protokollerle bağlanır; bu yazı kendi alan adınızdaki hosting mail hesapları içindir.
IMAP’te mail silersem her yerden mi silinir? Evet, kutu ortak olduğu için her cihazdan silinir. Alışkanlık değişikliği gerektiren tek nokta budur.
“Sunucuda kopyasını bırak” ayarı yetmez mi? Kısmen. Bu POP3 ayarı mailleri sunucuda tutar ama okundu bilgisi, gönderilmiş öğeler ve klasörler cihazlar arasında yine senkronize olmaz. Kalıcı çözüm IMAP’tir.
Kapanış
Birden fazla cihazdan mail kullanıyorsanız POP3’te ısrar etmenin bir anlamı yok; yarım saatlik bir geçişle senkron derdinden kurtuluyorsunuz. Mail tarafıyla ilgili Exchange Online mail yönlendirme yazım da işinize yarayabilir.
